Agiles Projektmanagement verstehen und anwenden

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist das Agile Projektmanagement ein entscheidender Faktor für die Anpassungsfähigkeit und schnelle Reaktion auf Marktveränderungen. 

Ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammend, hat sich die agile Methode zu einem universellen Werkzeug entwickelt, das in verschiedenen Branchen Anwendung findet. 

In diesem Artikel erörtern wir die Grundprinzipien, Anwendungen und die Vor- sowie Nachteile des agilen Projektmanagements, um einen tiefen Einblick in diese innovative Projektmanagement-Methode zu bieten.

Was ist agiles Projektmanagement? 

Agiles Projektmanagement ist eine zeitgemäße Vorgehensweise für die iterative und inkrementelle Planung und Ausführung von Projekten in einem unsicheren und komplexen Umfeld. Dort ist der Projekterfolg wesentlich bestimmt durch die Anpassungsfähigkeit an die sich verändernden Rahmenbedingungen und Anforderungen. Agile Projekte stellen daher eine enge Zusammenarbeit des Teams und der Kunden in den Vordergrund. Die Projektziele werden in  kleinere Phasen, sogenannte Sprints, unterteilt und nach jedem Sprint neu “verhandelt”.
Agiles Projektmanagement ist branchenübergreifend und in verschiedenen Unternehmensgrößen anwendbar.

Agile Ansätze verstehen ein Projekt meistens aus der Sicht einer „agilen Produktentwicklung“. Es geht eben nicht nur um spezielle Projektmanagement-Methoden, sondern um eine Denkweise, die fortlaufende Verbesserung von Produkten priorisiert und so stetig einen echten Mehrwert schafft. Wichtig ist die Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren, Kundenfeedback zu integrieren und in kurzen Zeitrahmen wertvolle Ergebnisse zu erzielen.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement (APM) stellt eine Antwort auf die Herausforderungen traditioneller Projektmanagement-Methoden dar, insbesondere wenn es um Projekte geht, die schlecht planbar oder vorhersehbar sind oder die sich durch einen hohen Grad an Innovativität auszeichnen. 

Ein Projekt ist nach Definition ein Vorhaben mit dem Ziel, eine einzigartige Lösung zu schaffen. Dies kann die Realisierung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Events sein.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Ansätzen, bei denen ein detaillierter Plan zu Beginn erstellt wird, ermöglicht die agile Projektmethodik eine dynamische und iterative Vorgehensweise. Das ist nicht mit unstrukturierter Flexibilität oder Chaos zu verwechseln, da im agilen Projektmanagement sehr wohl und in einem kürzeren Zeitabschnitt oft präziser geplant wird.

Das Agile Manifest

Das“Agile Manifest” aus dem Jahr 2001 ist eine Erklärung von 17 Softwareentwicklern, die im Jahr 2001 formuliert wurde, um eine neue und bessere Art der Softwareentwicklung aufzuzeigen. Im Zentrum stehen die oft sogenannten agilen Werte und Prinzipien für eine kollaborative und kundenorientierte Produktentwicklung. Es bildet bis heute den Ursprung für die Verbreitung des agilen Projektmanagements, das auf kontinuierlicher Verbesserung, aktivem Handeln, enger Kundeninteraktion und der Anpassungsfähigkeit an Veränderungen fokussiert ist.

Kerngedanken des Agile Manifests

Das Manifest beschreibt die Erfahrung der Autoren auf der Suche nach besseren Wegen, um Software und Produkte zu entwickeln. Es wird durch ein agiles Mindset lebendig, das auf der Bereitschaft für kontinuierliche Verbesserung und einer positiven Fehlerkultur basiert, und hebt die Bedeutung von Selbstorganisation, Zusammenarbeit und kundenorientierter Entwicklung hervor. Dieser Paradigmenwechsel inspirierte eine lebendige Community, die sich kontinuierlich weiterentwickelt und neue agile Methoden und Rahmenwerke hervorbringt.

Die “Werte” im Agilen Manifest 

Für die Autoren ist wichtig und wertvoll geworden,

Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge,

funktionierende Software (Produkte) mehr als umfassende Dokumentation,

Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlungen und das

Reagieren auf Veränderung mehr als Befolgen eines Plans

in den Blick ihrer Arbeit zu nehmen. In diesem Sinne spricht man oft von den “Agilen Werten”.

Die Agilen Essenzen

Um Agilität umfassender und unabhängiger von einer Branche (Software) und Methoden zu beschreiben, lassen sich vier Essenzen des Ansatzes herausstellen:

Kundenorientierung: Das Handeln und die Entscheidungen richten sich nach dem Wert für den Kunden, um effektiv das Richtige zu tun.

Prototypen: Durch frühzeitige Ergebnisse und Kundenfeedback können die nächsten Schritte immer wieder neu angepasst werden.

Selbstorganisierte Teams: Teams mit verschiedenen Kompetenzen lösen gemeinsam Probleme und passen Prozesse schnell an, um handlungsfähig zu bleiben.

Lernschleifen: Regelmäßiges Lernen und Anpassen der Vorgehensweise fördert die kontinuierliche Verbesserung in der Zusammenarbeit und Ergebniserstellung.

Die agilen Werte und Essenzen fördern eine Kultur der Zusammenarbeit, Flexibilität und kontinuierlichen Verbesserung. Sie ermöglichen es Unternehmen, flexibler und effektiver auf Veränderungen zu reagieren und innovative Produkte zu schaffen.

Das agile Manifest bleibt dabei nach wie vor eine inspirierende Richtschnur, die Wege für Innovationsfähigkeit aufzeigt und Unternehmen ermutigt, aus ihrem starren Korsett auszubrechen.

Ablauf eines agilen Projekts 

Agiles Projektmanagement beginnt mit der Definition des Projektziels und der Zusammenstellung eines cross-funktionalen Teams. In iterativen Arbeitszyklen – den Sprints, die meist zwei bis vier Wochen dauern – werden inkrementell Teile des Projekts geplant, entwickelt, getestet und dem Kunden vorgestellt. Das Kundenfeedback wird gesammelt und in den nächsten Sprint integriert, was eine kontinuierliche Anpassung und Verbesserung ermöglicht.

Somit fördert die agile Herangehensweise die Zusammenarbeit aller Stakeholder und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Änderungen, sei es in den Kundenanforderungen oder den Projektbedingungen. 

Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen wird sichergestellt, dass das Projekt auf Kurs bleibt und die gelieferten Ergebnisse von hoher Qualität und Relevanz sind.

Die wesentlichen Eigenschaften eines Projekts, nämlich Einzigartigkeit, zeitliche Begrenzung und Innovativität, werden im agilen Projektmanagement durch die flexible und kundenorientierte Vorgehensweise optimal unterstützt.
So wird die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erheblich erhöht und die Zufriedenheit aller Beteiligten gefördert.

Beim Agilen Projektmanagement wird also nach folgendem Schema vorgegangen: 

1. Definition Projektziel
2. Team Zusammenstellung
3. Aufbau des initialen Backlogs
4. Planung des Sprints (Sprintplanung)
5. Sprint Durchführung
6. Kundenpräsentation & Feedback (Review)
7. Verbesserung im Vorgehen (Retrospektive)
   • Wiederholung der Schritte 4-7
8. Projektabschluss

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement

Klassisches und agiles Projektmanagement repräsentieren zwei unterschiedliche Herangehensweisen an die Planung und Ausführung von Projekten.

Klassisches Projektmanagement (KPM) basiert dabei auf Plan- und Vorhersagbarkeit, wobei der Fokus auf der Erfüllung einzelner, vorbestimmter Aufgaben liegt.
Es ist plangetrieben, zieldefiniert und oft mit einer traditionellen, tayloristischen Unternehmenskultur verbunden.

Agiles Projektmanagement (APM) hingegen stellt den tatsächlichen Wert der Ergebnisse für die Nutzer in den Vordergrund. Es ist charakterisiert durch eine iterative, inkrementelle und lernende Vorgehensweise. Werkzeuge wie Prototyping und interaktives Vorgehen werden genutzt, um wertvolle Produkte zu schaffen. Offene Kommunikation und schnelle Anpassungen werden bevorzugt, was es ideal für ungewisse und sich schnell ändernde Projektumgebungen macht.

Wie kann Agiles Mindset das Projektmanagement unterstützen?

Agilität steht nicht per se im Widerspruch zu klassischen Projektmanagement-Methoden, sondern repräsentiert eine moderne, anpassungsfähige Herangehensweise, die auch in den entsprechenden Standards wie PMI, IPMA oder Prince2 Einzug gefunden hat.

Eine Organisation mit einer starren, ungeeigneten oder veralteten Kultur wird wahrscheinlich dennoch mit modernen Projektmanagement-Ansätzen Schwierigkeiten haben. In solchen Fällen ist es manchmal besser, beim klassischen Projektmanagement zu bleiben, bis die Organisation für agilere Vorgehensweisen bereit ist.
Wird in einer Organisation ein Agiles Mindest(Offenheit, Respekt, Transparenz, Mut, Verbindlichkeit) gelebt, können moderne (agile) Projektvorgehensweise erfolgreicher eingesetzt werden.

Welche Projektmanagement-Methode soll ich wählen?

Die Wahl zwischen klassischem Projektmanagement und agilem Projektmanagement hängt stark von den spezifischen Projektanforderungen und der Organisationskultur ab. Beide Ansätze haben ihre Stärken und Schwächen und können je nach Kontext effektiv eingesetzt werden.

Branchen und Bereiche des agilen Projektmanagements

Agiles Projektmanagement zeigt seine Vielseitigkeit durch die Anwendung in verschiedenen Branchen und Bereichen. Neben der Softwareentwicklung wird das agile Projektmanagement auch in der Bauwirtschaft, in Forschung und Entwicklung, in der öffentlichen Verwaltung und vielen anderen Branchen eingesetzt. 

Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll? 

In der heutigen VUCA-Welt, gekennzeichnet durch Volatilität (Volatility), Unsicherheit (Uncertainty), Komplexität (Complexity) und Mehrdeutigkeit (Ambiguity), stoßen traditionelle Projektmanagement-Methoden oft an ihre Grenzen. 

Die raschen Veränderungen in Marktbedingungen, Technologien und Kundenanforderungen erfordern immer öfter eine flexible Herangehensweise, die agiles Projektmanagement bieten kann.

Volatilität: In instabilen Geschäftsumgebungen ermöglicht APM schnelle Anpassungen an neue Gegebenheiten, wodurch Organisationen besser auf Marktschwankungen reagieren können.

Unsicherheit: Die hohe Unsicherheit bezüglich zukünftiger Entwicklungen erfordert eine Methode, die kontinuierliches Lernen und Anpassung fördert. APM ermöglicht es Teams, auf Basis aktueller Informationen zu agieren und nicht auf unzuverlässigen Prognosen zu beharren.

Komplexität: In einer komplexen und vernetzten Welt erfordern multidimensionale Projekte eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern. APM fördert die Kommunikation und Kollaboration und ermöglicht durch einen messerscharfen Fokus  gemeinsame Lösungen für komplexe Herausforderungen zu finden.

Mehrdeutigkeit: In Situationen, in denen Informationen mehrdeutig oder widersprüchlich sind, unterstützt APM die iterative Erprobung und Verbesserung von Lösungen, anstatt eine einmal festgelegte Richtung zu verfolgen.

Mit einer agilen Arbeitsweise können Fehler frühzeitig erkannt und unnötige Arbeiten vermieden werden. Außerdem werden Teams ermutigt, von einer festen Planungs- und Vorhersage-Mentalität abzurücken. Stattdessen wird eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und Anpassens gefördert.

Das ist besonders wichtig, wenn Projekte in einem dynamischen, unvorhersehbaren Umfeld durchgeführt werden, wo sich Anforderungen und Prioritäten wahrscheinlich im Laufe des Projekts ändern werden. Durch den Fokus auf Kundenwert und die Möglichkeit, schnell auf Veränderungen reagieren zu können, sind Organisationen in der VUCA-Welt besser navigierbar und entwickeln erfolgreichere Produkte.

Wie kann ich agiles Projektmanagement erfolgreich einsetzen?

Gelingen wird ein agiles Projekt nicht allein durch die strikte Umsetzung einer bestimmten Methode, wie etwa Scrum, sondern vielmehr durch das Verinnerlichen und Leben der zugrunde liegenden Prinzipien des agilen Projektmanagements. Die Bereitschaft zur echten Zusammenarbeit und der Fokus auf ein gemeinsames, übergreifendes Ergebnis ist dabei zentral für den Erfolg, unabhängig von der konkreten Methode.

Die Einführung der neuen Methode kann mit den folgenden Fragen beginnen:

“Wieso soll überhaupt etwas anders werden?”
“Was ist das Produkt-Ziel?”
“Wie wollen und können wir anders arbeiten?”

Diese Reflexion hilft, den Mehrwert des agilen Projektmanagements für das eigene Unternehmen zu erkennen und die passende, individuelle Herangehensweise zu finden.

In regelmäßigen Zyklen sollte in Retrospektiven das Vorgehen geprüft und verbessert werden (Inspect & Adapt).

Vorteile und Nachteile der agilen Methode

Agilität ist nicht auf Projekte beschränkt, sondern sollte vielmehr als eine kontinuierliche Produktentwicklung verstanden werden.
Allerdings birgt auch die agile Arbeitsmethode nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile, denen sich Unternehmen bewusst sein sollten. 

Vorteile der agilen Methoden:

Anpassungsfähigkeit: Agile Ansätze ermöglichen eine laufende Anpassung an Veränderungen, was besonders in dynamischen Umfeldern von Vorteil ist.

Kundenorientierung: Durch regelmäßiges Feedback können Produkte besser an die Kundenbedürfnisse angepasst werden.

Transparenz und Kommunikation: Agile Methoden fördern eine offene Kommunikation und Transparenz im Team und gegenüber dem Kunden.

Frühe Lieferung: Durch iterative und inkrementelle Entwicklung können frühe Produktversionen schneller geliefert werden.

Attraktivität für Experten: Mit einer positiven Unternehmenskultur bekommen Sie die Besten Leute für Ihr Projekt.

Nachteile der agilen Projektführung:

Missverständnisse: Der breit gefasste Begriff „agil“ kann zu Verwirrung führen, wenn agile Prinzipien und Methoden oberflächlich oder inkonsistent angewendet werden.

Skalierbarkeit: In größeren Projekten oder bei vielen Abhängigkeiten kann die Skalierung agiler Praktiken und die Koordination zwischen Teams herausfordernd sein.

Dokumentation: Bei Bedarf an umfassender Dokumentation und vorausschauender Planung können agile Ansätze an ihre Grenzen stoßen.

Planbarkeit: Die flexible Natur agiler Projekte kann die Vorhersagbarkeit von Zeitplänen und Kosten erschweren.

Unternehmenskultur: Die Einführung agiler Methoden erfordert oft einen kulturellen Wandel, der in starr aufgestellten Organisationen Widerstand hervorrufen kann.

Agile Methoden und Frameworks

Hier eine Auswahl bekannter Agiler Methoden und Frameworks:

• Produkt Vision und Innovation
  • Effectuation
  • Design Sprints
  • Design Thinking
• Arbeitsweisen
  • Scrum
  • Xtreme Programming (XP)
  • Kanban
• Skalierung
  • Flight Levels
  • Less
  • Nexus, Spotify

Agile Tools und Techniken 

• Vision Statement
• Product Backlog
• Persona
• Minimal Viable Product (MVP)
• User Journey Map
• User Story
• Planning Poker
• Retrospektive
• Kanban Board

Agiles Projektmanagement Weiterbildung 

Für Professionals, die in der heutigen dynamischen Arbeitswelt erfolgreich navigieren wollen, stellt eine Weiterbildung zum agile Projektmanager/in eine äußerst relevante Chance dar.

Wir, beim New Learning Campus bieten ganzheitliche Kurse im agilen Projektmanagement an. Dabei erweitern Sie nicht nur Ihr Methodenwissen um Ansätze wie Vision Statement, Personas, Product Backlog, Sprint Planning, User Story, Planning Poker, Scrum, Kanban und vieles mehr. 

Um mit Agilität erfolgreich zu sein, ist es mindestens genauso wichtig, sich mit den dahinterliegenden Prinzipien und Grundannahmen auseinanderzusetzen und den Kontext zu verstehen.

Durch praktische Anwendung und persönliche Betreuung werden Methoden und Prinzipien  geübt und verinnerlicht, so dass Sie diese praxistauglich in Ihrem Kontext umsetzen können

Alle Teilnehmenden bauen Kompetenzen auf, um einzelne Aspekte in individuelle Aufgabenstellungen zu integrieren. 

Nutzen Sie die Chance, ein zertifizierter Agile Projektmanager zu werden und schaffen Sie nachhaltigen Wert für Ihr Unternehmen. Nach wie vor gibt es eine großen Bedarf an Professionals mit einer Ausbildung in Agilem Projektmanagement. Ihr Jobprofil können Sie damit auf den Stand der Zeit bringen und Ihre Berufschancen erweitern.

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